民泊のウェルカムガイドの作り方！メリットや作成のポイントを解説します！【Airbnb】
2024.08.22
Airbnbで民泊運営をする中で、ゲストからの質問対応で追われてしまったり、お部屋の案内がわかりにくいという評価を受けたりしたことはないでしょうか。
その一番の原因は、「ウェルカムガイド」にあるかもしれません。
本記事では、
●そもそも「ウェルカムガイド」とは？
●「ウェルカムガイド」を作るメリット
●「ウェルカムガイド」に記載すべき内容と作り方のコツ
●「チェックインガイド」と「ハウスマニュアル」の違い
についてお伝えします。
民泊｜ウェルカムガイドとは？
民泊における「ウェルカムガイド」とは、ゲストが滞在中に必要となる重要な情報をまとめたガイドブックのことです。
このガイドがあることで、ゲストは、民泊施設へのアクセス方法や連絡先、室内設備の使用方法、さらには周辺エリアの情報が分かり、安心して滞在することができるのです。
そして、ウェルカムガイドは、大きく「ハウスマニュアル」と「チェックインガイド」の2つに分かれています。
●チェックインガイド（事前にゲストにPDF等で送付）
：宿泊先までの道案内やチェックイン手順を詳しく説明するもの
ゲストがスムーズに到着し、問題なく宿泊できるよう手助けする
●ハウスマニュアル （宿泊施設に据え置く）
：家の内部に関する詳細な説明が書いてあり、設備の使用方法や注意点をまとめたもの
民泊オーナーにとって、ウェルカムガイドは、ゲストとのコミュニケーションを円滑にし、満足度を高めるための必須アイテムとなっています。
民泊｜ウェルカムガイドを用意するメリット
民泊の開業準備や運営には多くの時間と労力が必要ですが、その中で「ウェルカムガイド」を作成することは、後々の運営を円滑に進めるために非常に重要です。
確かに、多忙なスケジュールの中でウェルカムガイドを用意するのは手間に感じるかもしれません。
しかし、このガイドがないと、結果として運営にかかる手間が増えたり、ゲストからの評価が低下したりする可能性が高くなります。
ここでは、「ウェルカムガイドを用意するメリット」についてお伝えします。
メリット①：ゲストからの質問が減り、運用の手間を削減できる
ウェルカムガイドを事前に作成し、必要な情報を記載しておくことで、ゲスト対応にかかる時間を大幅に削減でき、民泊運営の効率を向上させることができます。
ウェルカムガイドがない場合、ゲストからはトイレや家電の使い方、周辺のレストラン情報など、さまざまな質問が寄せられることが多くなります。
これらの質問にその都度対応していると、運営にかかる手間が増え、手が回らなくなる可能性があります。
つまり、ウェルカムガイドを用意することで、ゲストからの問い合わせを減らし、毎回の対応に追われることなく、効率的な運営が可能になるのです。
メリット②：ウェルカムガイドがあると、ゲストの評価が上がる
ほとんどのゲストは、宿泊先に到着すると必ずウェルカムガイドに目を通します。
さらに、ウェルカムガイドを事前にPDF化して送付すると、ゲストは事前に周辺情報や滞在に関する詳細を確認できるため、安心して滞在を楽しむことができます。
そのため、ウェルカムガイドが丁寧に作成されていると、ホストが細やかな気配りをしていると感じ、口コミでの高評価を得やすくなります。
評価が高まることで、新たな訪問者の増加も見込めるため、民泊の運営において大きなメリットとなります。
メリット③：ウェルカムガイドでトラブルを未然に防ぐ
ウェルカムガイドは、民泊運営でのトラブルを未然に防ぐために重要です。
民泊の主な宿泊者は外国人観光客となっています。
そのため、民泊運営では、備品の破損、騒音、ゴミ処理など、文化の違いから生じるトラブルが発生しがちです。
しかし、ウェルカムガイドに、備品の使用方法や夜は静かに過ごすこと、ゴミ処理のルールなどを明記しておくことで、こうしたトラブルの発生を大幅に抑えることができます。
そして、民泊施設は、共同マンションの一室など、場所がわかりにくいことが多いため、ゲストが迷わないように、詳細な道順をガイドに記載することが不可欠です。
ホテルとは異なり、看板がないことがほとんどのため、事前にわかりやすい案内を提供しておくことで、ゲストが周辺住民に場所を尋ねるといった迷惑行為を防ぐことができます。
民泊｜ウェルカムガイドに何を記載すればいいの？
ここからは、ウェルカムガイドに何を記載したら良いのかをお伝えします。
さて、ウェルカムガイドは、冒頭ご説明しました通り、「チェックインガイド」と「ハウスマニュアル」に分かれております。
●チェックインガイド（事前にゲストにPDF等で送付）
：宿泊先までの道案内やチェックイン手順を詳しく説明するもの
ゲストがスムーズに到着し、問題なく宿泊できるよう手助けする
●ハウスマニュアル （宿泊施設に据え置く）
：家の内部に関する詳細な説明が書いてあり、設備の使用方法や注意点をまとめたもの
そこで、「チェックインガイド」、「ハウスマニュアル」について、それぞれ何を記載すべきかお伝えします。
チェックインガイドに記載すべき項目
まず、チェックインガイドに記載すべき項目をお伝えします。
項目としては、以下の通りです。
①運営者の連絡先
ゲストの安心と利便性のために、必ずホストの連絡先を明記しておくことが重要です。
特に電話番号とメールアドレスは必須で、ホストはいつでも対応できるようにしておきましょう。
ゲストがホストに連絡を取りたいと思う場面は、緊急性が高いことが多いため、連絡先は表紙など目立つ場所にわかりやすく記載することが大切です。
ただ、緊急性のないことはAirbnbを介して連絡してもらうなど、運営の負担軽減策も講じるとよいでしょう。
②部屋の住所
部屋の住所についても記載しましょう。
③アクセス
ゲストがスムーズに到着できるように、住所だけでなく最寄り駅から部屋までの道順ガイドを提供することが重要です。
道順は、文字だけでなく写真も併せて掲載し、視覚的に理解できるよう工夫しましょう。
また、物件に到着した後のチェックイン手順についても詳しく記載しておくと、ゲストが迷わずスムーズにチェックインできるようになります。
さらに、その地域の主要都市（例えば、北海道なら札幌市）や空港からお部屋までのアクセス方法や交通費についても情報を提供しておくと、ゲストにとって親切で安心感を与えることができるでしょう。
④鍵の受け渡し方法
居室の鍵の受け渡しは、ゲストのスムーズなチェックインを確保する上で非常に重要です。
おすすめの方法は、キーボックスを利用したセルフチェックインです。
キーボックスの4桁の暗証番号をウェルカムガイドに記載しておくことで、オーナーが現地に行けない場合でも、ゲストは自動的にチェックインすることができます。
キーボックスを利用することで、手間を省くだけでなく、リスク分散にもつながります。鍵を直接手渡しする方法は、むしろリスクが高く、ゲストとの連絡が取れなくなった場合に対処が難しくなることが考えられます。
例えば、飛行機の遅延やモバイル機器の不調でネットや電話が使えなくなった場合、連絡が途絶える恐れがあります。
こうした事態を避けるためにも、キーボックスの使用方法を文章と写真で詳しくチェックインガイドに記載しておくことが大切です。
⑤チェックイン・チェックアウトの説明
チェックインだけでなく、チェックアウトの手順もチェックインガイドに記載しておくことが重要です。
何時までにチェックアウトを完了してほしいか、水道の蛇口や電気のスイッチを確認するなど、チェックアウト時のチェックリストをガイドに載せておくと、ゲストが安心して手順を進められます。
⑤感謝の言葉
最後に、ゲストの皆様に感謝の気持ちをお伝えするとよいでしょう。
ハウスマニュアルに記載すべき項目
まず、ハウスマニュアルに記載すべき項目をお伝えします。
項目としては、以下の通りです。
①駐車場の情報
民泊を利用される方は、観光地では特に車で移動される方が多いです。
もし民泊物件に専用の駐車場がございましたら、その案内もしましょう。
②設備の利用方法
滞在中の室内設備の使い方についても、ハウスマニュアルにしっかりと記載しましょう。
特に外国人ゲストが多い場合、日本では当たり前の設備であっても使い方が分からないことが多いため、丁寧に説明することが重要です。
●トイレの使用方法
: 日本のトイレは操作が複雑な場合があります。
洗浄機能やビデの使い方を写真付きで説明しましょう。
●お風呂の湯沸かし機
: 自動でお湯を沸かす機械の操作方法を解説しましょう。
特に、温度調整やタイマー設定については詳細に記載してください。
●Wi-Fi接続方法
: Wi-FiのIDとパスワード、接続手順を説明します。設定に不慣れなゲストのために、
スクリーンショットや簡単な操作ガイドを添えると良いでしょう。
●エアコンやテレビのリモコン操作
: 各ボタンの役割を説明し、エアコンの温度設定やテレビのチャンネル変更方法を伝えましょう。
●洗濯機の使い方
: 日本の洗濯機は操作が複雑なことがあるため、スタートから終了までの手順を説明しましょう。
●ハウスルール
: 室内では靴を脱ぐこと、夜は静かにすることなどのハウスルールを明確に記載し、
ゲストに理解してもらいましょう。
●追加宿泊料金
: 知人を部屋に泊めたい場合の追加料金（1泊2500円）を明記し、
Airbnbのリスティングページでも設定しておくと安心です。
●備品の取り扱い
: タオルなどの備品を持ち帰らないよう、ゲストにお願いする文言を記載します。
これにより、ホストの出費を抑えることができます。
●騒音対策
: 夜間にパーティーを行わないよう注意を促し、近隣住民への配慮のお願いを記載しましょう。
●禁煙ルール
: 禁煙物件であることを明確にし、喫煙が禁止されていることを強調しましょう。
⑤近隣のお勧めスポット
ハウスマニュアルには、ハウス周辺の情報を必ず掲載しましょう。ゲストが滞在中に役立つ情報として、以下の項目を盛り込むことをお勧めします。
●緊急時の駆け込み先
: 近隣の銀行、病院、災害時の避難先など、何かあった時にすぐに駆け込める場所をリストアップします。
また、英語で対応可能な消防や警察、病院のホットライン番号も記載しておくと安心です。
●おすすめのレストランやお店
: 周辺の人気レストランやショップの情報も紹介しましょう。
Airbnbのユーザーは、地元ならではのスポットを好む傾向があるため、
こうした情報を提供することで、ゲストの満足度を大いに高めることができます。
これらの情報を盛り込むことで、ゲストは安心して滞在を楽しむことができ、宿泊体験の向上に繋がります。
⑥その他
これまでご説明した事項に加え、ゲストにとって役立つ情報があれば適宜記載しましょう。
例：
●付近のATMの情報
●室内の給湯器や冷暖房の使い方
●両替所の情報
●基本的な電車の乗り換えの方法
●英語対応のタクシー会社の情報
●トラブル対応について
●アメニティや電気器具の使い方
民泊｜ウェルカムガイド作成のポイント
ウェルカムガイドの内容を理解いただいた上で、実際に作成する際には以下のポイントを押さえて進めていきましょう。
ポイント①｜多言語対応のガイドにする
民泊の利用者の多くが外国人であることを考慮し、日本語だけでなく、英語や中国語にも対応したガイドを作成することが重要です。
最低でも日本語、英語、中国語の3言語は用意しておくと、さまざまなゲストに対応できます。
ポイント②｜写真を活用し、視覚的にわかりやすく
ウェルカムガイドには、できるだけ多くの写真を挿入し、視覚的に理解しやすい内容にしましょう。
長文の説明は避け、写真を使って情報を簡潔に伝えることで、ゲストが必要な情報を素早く理解できるようにします。
ポイント③｜短文でシンプルに
ゲストにとってわかりやすいガイドを作るために、文章は極力短く、シンプルにまとめましょう。
重要な情報は太字やアンダーラインを使って強調し、目立たせることで、ゲストが見逃さないように工夫します。
ポイント④｜よくある質問（Q&A）を事前に掲載
ゲストからよく寄せられる質問をあらかじめQ&A形式でガイドに記載しておきましょう。
これにより、ホストの対応時間を減らし、ゲストも迅速に疑問を解決できるようになります。
まとめ
本記事では、
●そもそも「ウェルカムガイド」とは？
●「ウェルカムガイド」を作るメリット
●「ウェルカムガイド」に記載すべき内容と作り方のコツ
●「チェックインガイド」と「ハウスマニュアル」の違い
についてお伝えしました。
Airbnbでの民泊運営を成功させるには、「ウェルカムガイド」は必要不可欠な要素です。
しっかりとしたウェルカムガイドを作成することで、ゲストからの評価が高まり、リピーターの増加や問い合わせ件数が減少するなど、民泊運営にとっていいこと尽くしです。
本記事を参考に、ぜひウェルカムガイドの作成をご検討ください。
民泊運営代行ならJANKENにお任せ
民泊運営にはいくつものルールがあり、煩雑な手続きもありますが、
弊社ではウェルカムガイドの作成から民泊運営まで、手続きなどもすべて代行させていただくことができます。
・ウェルカムガイドの作成を依頼したい
・民泊運営に乗り出したい
・空き家や別荘を有効活用したい
・民泊に興味がある
民泊に少しでもご興味がありましたら、ぜひクウカン株式会社にお声がけください！
